出口货物退（免）税凭证资料管理是出口退税机关根据档案法和税务系统档案化管理的相关要求，对出口货物退（免）税资料进行科学化、规范化、制度化管理的活动。

    一、出口货物退（免）税资料管理范围

    出口货物退（免）税资料管理范围主要有以下6大类：

    （一）退（免）税申报资料。反映出口企业退（免）税申报时附送或提供的资料，如各种退（免）税单证和申报表格等；

    （二）退（免）税审核、审批资料。反映退（免）税审核、审批结果的资料，如进货、申报明细订正表、机审审核打印的审核资料等；

    （三）退（免）税会统资料。如收入退还书、免、抵、退审批通知单、各种统计报表和统计分析表等；

    （四）退税单证资料。反映退税机关按出口退（免）税政策规定开具的各种证明、单证。如《代理出口货物证明》、《退运已补税证明》、《进料加工贸易申请表》、《来料加工贸易免税证明》等；

    （五）文书资料。退税机关日常管理工作中形成的文书。如文件、出口退税登记资料、出口退（免）税检查、清算资料、《出口货物税收函调》存根联及《出口货物税收等有关情况调查的复函》，等等；

    （六）磁盘资料。如出口企业退（免）税申报软盘、退税机关备份的磁盘（光盘）。

    二、出口货物退（免）税资料管理的要求

    （一）严格执行档案法和税务系统有关档案管理办法、规定，科学、严密保管退（免）税资料；

    （二）建立出口货物退（免）税资料管理责任制，明确各职能岗位和管理人员资料管理方面的职责，确保退（免）税资料万无一失；

    （三）确定安全、符合档案管理外部环境的退（免）税资料存放场所。建立登记签字制度，严格资料立档、存档、调档各环节交接手续，明确资料流转职责；

    （四）合理划分出口企业和退税机关资料管理的范围。企业附送的出口退（免）税凭证、资料，可由出口企业提出自行保管申请，报经主管退税机关批准后，按申报批次装订成册保管。

    三、出口退（免）税资料立档、存档和调档

    退税资料先由各岗位按职责范围收集，年度终了后，按分类或分户原则，统一汇总整理并装订成册后存档。

    （一）按分类原则整理立档的退税资料有：

    1.退税登记、变更、注销资料；

    2.代理出口货物证明；

    3.出口商品退税已补税证明（第四联）；

    4.出口货物转内销证明；

    5.来料加工贸易免税证明；

    6.进料加工贸易申请表（第三联）；

    7.加工贸易合同审批备案证明书登记簿及加工贸易业务（合同）批准证（第四联）；

    8.收入退还书（第一联）；

    9.税收缴款书（第一联）；

    10.《出口货物税收函调》存根联及《出口货物税收等有关情况的复函》；

    11.年度的出口货物退（免）税清算表及汇总表；

    12.出口退税进度情况月报表；

    13.上报的各类统计表；

    14.“以产顶进”钢材监管证书；

    15.税务稽查任务通知书及税务稽查任务调整通知书；

    16.案源登记表及案源登记清单；

    17.税务稽查审理登记表及审理登记清单；

    18.发文、会议记录、本单位日常文书资料；

    19.系统管理软件及企业申报退税的磁盘。

    （二）按分户原则整理立档的资料有：

    1.退税申报、审核、审批、退库资料。依时间顺序按以下先后整理立档：

    外贸（工贸）企业及其他企业：

    ⑴《出口货物退税汇总审批表》或《出口货物退税申请表》；

    ⑵《出口货物退税进货凭证申报明细表》；

    ⑶《出口货物退税申报明细表》；

    ⑷《出口退税申报明细表录入（审核）问题记录及订正表》；

    ⑸《进货凭证录入（审核）问题记录及订正表》；

    ⑹增值税进货数据汇总库明细表；

    ⑺增值税进货数据不予通过明细表；

    ⑻增值税申报予以退税明细表；

    ⑼增值税申报历史库退税明细表；

    ⑽增值税申报不予退税明细表；

    ⑾消费税进货数据汇总库明细表；

    ⑿消费税进货数据不予通过明细表；

    ⒀消费税申报予以退税明细表；

    ⒁消费税申报历史库退税明细表；

    ⒂消费税申报不予退税明细表；

    ⒃《进料加工贸易申请表》第二联；

    ⒄《进料加工应抵扣税款汇总表》；（计算机打印资料）

    ⒅《出口商品退运已补税证明》；

    ⒆《出口货物转内销证明》；

    ⒇其他涉及退税企业申报资料（中标产品文件、对外承包工程合同等）；

    （21）《出口退税批复》；

    （22）《收入退还书》第六联；

    （23）《税收缴款书》第四联。

    实行“先征后退”办法的生产企业：

    ⑴《生产企业出口货物退（免）税申报表》；

    ⑵《代理出口货物证明》、代理出口协议（合同）（由委托代理出口企业提供）；

    ⑶《进料加工贸易申请表》；

    ⑷其他涉及退税的企业申报资料；

    ⑸《收入退还书》第六联；

    ⑹《税收缴款书》第四联。

    实行“免抵退”税办法的生产企业：

    ⑴生产企业自营（委托）出口货物免、抵、退税申报表（汇总表）；

    ⑵代理出口货物证明、代理出口协议（合同）；

    ⑶进料加工贸易申请表；

    ⑷出口货物（免）退税汇总申报表；

    ⑸《收入退还书》第六联；

    ⑹《税收缴款书》第四联。

    2、出口退税检查资料按以下先后顺序整理立档： ⑴税务稽查通知书；

    ⑵立案审批表；

    ⑶税务稽查报告、税务稽查底稿及有关材料；

    ⑷税务处理决定书或税务稽查结论；

    ⑸税务行政处罚事项告知书及税务行政处罚听证通知书；

    ⑹审理报告；

    ⑺税务案件移送书。

    （三）退税资料的装订要求：

    1.退税资料由各岗位按以上要求整理后，按年装订，但下列资料按以下规定办理：

    ⑴出口退税税收会计资料按会计核算的要求装订；

    ⑵出口退税检查案件资料应按“一案一卷”的要求收集装订。

    2.按类整理的退税资料，按各自的大小整理后装订。按户整理的退税申报、审核、退库资料，折叠整齐后装订。

    3.资料装订必须使用统一的资料封面、目录和封底。资料封面上应填写资料名称、卷内页数、编号、年度、保管期限等。卷内目录按装订顺序列明序号和资料名称，卷内的材料应按卷内目录顺序排列，并在每页材料的右上角，依次编写页码。

    4.案件卷宗于结案后装订，其他资料年度终了后，按年装订。

    （四）出口退税机关要确定专人负责退（免）税资料管理。实行调档登记制度，不论是内部工作人员还是出口企业，调阅档案都要履行登记手续；要按照《保密法》的要求，做好保密工作，防止泄密。